Recrutement

Bien définir son besoin de recrutement

Les 5 principales erreurs à éviter

Votre recrutement traîne en longueur ? Les candidats que vous poussez en tant que recruteur sont tous rejetés et évincés les uns après les autres par le « hiring manager » ? Ou les candidats que vous rencontrez en entretien sont systématiquement à côté de la plaque et vous avez juste l’impression que le recruteur vous fait perdre votre temps ? 

Bref,  votre campagne de recrutement patine et s’est transformée en casting grandeur nature de la vache qui rit ? Ne cherchez plus, la faute en incombe probablement à la définition de votre besoin incomplète voire déficiente.

Une mauvaise définition du besoin est, en effet, la principale cause d’échec des recrutements. J’enfonce une porte ouverte en écrivant qu’une bonne définition du besoin est cruciale car elle conditionne toutes les étapes du process de recrutement et, in fine, la qualité même du recrutement.

Difficile si ce n’est impossible pour un recruteur de trouver ce qui a été mal défini en amont. Point de « breaking news » tonitruante ici mais le rappel d’une évidence frappée au coin du bon sens.

Pourtant force est de constater que la définition du besoin pèche encore trop souvent au sein des organisations. Je vous propose donc de passer en revue les 5 principales erreurs commises sur le sujet. C’est parti !

Ne pas en faire !

La première erreur consiste à ne pas prendre au sérieux l’étape du recueil du besoin et à vouloir la zapper ou la réduire à sa plus simple expression.

Il arrive encore trop souvent qu’une définition du besoin se résume, dans les faits, à  un échange de 5 minutes en toute fin de réunion ou bien entre deux portes avec quelques compétences citées à la volée tenant largement sur un post-it !

C’est une grosse erreur ! Procéder de la manière est tout simplement suicidaire et ne saurait déboucher sur un recrutement de qualité. Cela ne peut, en aucun cas, se substituer à un vrai moment consacré à la définition précise du besoin.

Il est impératif que le recruteur procède toujours à un vrai brief avec le « hiring manager » et « sanctuarise » un temps dédié à la définition du besoin et ce peu importe le poste. Il est de sa responsabilité de recruteur d’effectuer voire d’imposer un brief digne de ce nom au hiring manager. C’est à lui de lui faire comprendre l’importance de bien définir le besoin ainsi que les conséquences négatives que peut avoir une description lapidaire et déficiente.

Cela est valable pour tous les postes. Que le poste soit perçu comme simple, basique ou classique, qu’il s’agisse d’un stage, d’une alternance ou bien d’un poste en CDD, l’étape du recueil du besoin reste incontournable et indispensable.

Rester dans le flou !

La deuxième erreur très répandue consiste à n’obtenir qu’une description vague, floue et archi-générique qui n’apprend concrètement pas grand-chose de plus sur le poste à pourvoir.

Par exemple, pour reprendre l’exemple de mon brief post-it, combien de fois m’est-il arrivé dans ma carrière que l’on me cite deux ou trois compétences techniques ou juste l’intitulé du poste d’ailleurs avec comme complément le fameux trio « tête bien faite, aisance relationnelle et dynamisme ».

Pas très utile, il faut bien l’admettre… Rares sont les managers ou clients à me demander des candidats un peu limités intellectuellement, terrifiés à l’idée même de s’exprimer en public et mous du genou !

Une autre erreur fréquente c’est de confondre description du besoin et fiche métier. Je m’explique. Si pour un poste de chargé de recrutement on m’indique comme missions : recueillir le besoin, effectuer le sourcing, mener les entretiens, rédiger les comptes rendus etc. on ne me dit rien de plus que la définition classique du poste, définition que l’on va retrouver dans les différentes fiches métier mises à disposition par l’Onisep ou bien encore par Pôle Emploi.

Il est donc indispensable que le recruteur ne s’arrête pas à ces éléments génériques. Il doit, au contraire, prendre le temps de creuser véritablement le besoin avec le hiring manager afin d’obtenir un maximum d’éléments concrets et tangibles. Cela lui permettra, d’une part, d’identifier plus aisément les candidats pertinents pour le poste à pourvoir et, d’autre part, cela lui permettra de mieux « vendre » le poste aux candidats.

Demander un mouton à 5 voire 6 pattes !

La troisième erreur consiste à obtenir, à l’inverse d’un besoin post-it, un besoin « roman-fleuve » à savoir un descriptif extrêmement long et détaillé du poste à pourvoir avec une liste interminable de missions à remplir et surtout de compétences à détenir.

C’est un des principaux écueils à éviter lors de la définition d’un besoin de recrutement. Il est, en effet, très tentant pour un hiring manager de dresser une très longue liste de compétences exigées et requises comprenant très souvent d’ailleurs des compétences qui ne sont guère nécessaires pour exercer avec succès le poste au quotidien.

Il appartient donc au recruteur de challenger les différents souhaits exprimés et demandes en tout genre afin de ne pas tomber dans le travers de la « liste au Père Noël »  ou du fameux mouton à 5 voire 6 pattes.

Qu’est-ce qui est de l’ordre de l’indispensable pour réussir dans un poste donné ? Qu’est-ce qui relève seulement de l’accessoire et sur lequel on peut donc faire un compromis ? Un recruteur se doit de poser ces questions et d’obtenir les réponses avant de démarrer ses recherches.

Le recruteur doit également alerter le hiring manager s’il considère que ses attentes et exigences sont inatteignables au vu du marché, du délai imparti ou bien encore de la fourchette salariale indiquée. Il doit le conseiller et le guider vers une définition du besoin plus réaliste et en phase avec le marché. C’est ainsi qu’il se positionnera pleinement comme un expert du recrutement et plus largement comme un « business partner ».

Ne pas se mettre d’accord sur un modus operandi !

La 4ème erreur consiste à ne pas profiter du moment du brief pour se mettre d’accord avec le hiring manager sur la manière optimale de fonctionner ensemble sur cette campagne de recrutement. C’est fort dommage car c’est vraiment l’occasion rêvée pour les deux parties de le faire !

Il est indispensable, lors de la définition du besoin, que le recruteur et le hiring manager discutent de la manière dont ils vont fonctionner ensemble sur ce projet de recrutement et qu’ils se mettent d’accord sur un modus operandi clair que ce soit sur l'organisation du processus de recrutement, les délais de réponse des uns et des autres ou bien encore les modalités de reporting. Il est crucial que les deux parties prennent des engagements l’une envers l’autre et s’y tiennent.

Quelques exemples plus concrets : prévalidation obligatoire des CVs par le hiring manager ou au contraire transmission uniquement de profils préqualifiés par le recruteur ? Réponse sur un profil transmis sous 48 h max ? 72 h max ? Reporting hebdomadaire ? Au fil de l’eau ?

Aborder précisément le reporting est impératif car cela peut générer beaucoup de malentendus et de tensions. Bien définir, en amont, les modalités de reporting et de communication permet de lutter contre le fameux « effet tunnel » et de rassurer au maximum le hiring manager. C’est une des clés pour établir une relation plus harmonieuse et constructive et permettre ainsi un partenariat efficace.

 

Ne pas en refaire !

Enfin, la dernière erreur que je souhaite aborder aujourd’hui consiste à considérer qu’une définition du besoin est réalisée une bonne fois pour toute et qu’elle est immuable. Cela est entièrement faux !

La définition d’un besoin de recrutement est amenée à évoluer au gré des évolutions et des réorganisations au sein des entreprises et des équipes : la hiérarchisation des compétences demandées peut être différente, une compétence supplémentaire peut être exigée, des nouvelles missions peuvent être confiées au collaborateur, la localisation peut avoir changé suite à un déménagement…

Bref, même pour un poste récurrent, il est indispensable de réaliser un brief et de ne rien prendre pour acquis. Tous les éléments et critères doivent être passés en revue et réinterrogés.  

Conclusion

Pour conclure, inutile de chercher bien loin lorsqu’un recrutement s’enlise !  Dans une majorité écrasante des cas, cela s’explique par une définition du besoin déficiente : définition minimaliste ou inexistante, définition trop légère, trop générique, trop ambitieuse voire irréaliste, définition trop confuse ou bien encore n’établissant pas un modus operandi clair entre les parties prenantes.

La faute en incombe au binôme hiring manager et recruteur. La définition du besoin ne relève pas, en effet, de la seule responsabilité du recruteur ou bien du manager mais bien des deux parties qui doivent co-construire le descriptif du poste. Il s’agit donc véritablement d’une responsabilité partagée car il faut être deux pour danser le tango !

Tags:RecrutementBesoinsProcessus

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