Formation à distance

La digitalisation de la formation #2

Formations en temps de crise sanitaire : passer du présentiel au distanciel par la digitalisation. Seconde partie

Relire la première partie ICI

2. Digitalisation des formations en parcours tout distanciel : comment procéder ? Quelques points essentiels à prendre en compte.

Pour commencer, quelques conseils de bon sens qu’il est bon d’avoir à l’esprit pour éviter quelques erreurs classiques :

  1. Ne pas chercher à répliquer le présentiel. Si la réplication de ce qui était fait en présentiel au mode distanciel a été utile dans l’urgence du confinement, il importe désormais d’éviter de transposer tel quel ce qui se faisait en salle pour le reproduire à distance. Pour le dire clairement, sept heures derrière son écran en visioconférence, c’est aussi fatiguant pour le formateur que pour les participants, en plus d’être pédagogiquement peu efficace.
  2. Se préparer minutieusement et préparer minutieusement le parcours numérique en mode distanciel. Le numérique laisse peu de place à l’improvisation. Par exemple, les classes virtuelles devant rester courtes, la gestion du temps est cruciale. Il convient donc de préparer précisément les séquences et le déroulement, en prévoyant un peu de marge pour permettre aux participants de s’approprier la solution, ainsi que pour les “surprises techniques” (le participant qui a du mal à se connecter, à activer son micro, etc.).
  3. Réfléchir en termes de multimodalité. Comme nous l’avons vu dans la première partie, la formation digitale revêt une multitude de modalités pédagogiques numériques élémentaires (synchrones et asynchrones) et intégratives. Ces différentes modalités présentent chacune leurs avantages et inconvénients. Elles ne permettent pas toutes d’atteindre les mêmes objectifs pédagogiques.
  4. Éviter la “gadgetisation” de la formation. Comme pour d’autres transformations digitales de la fonction RH, il peut être tentant d’utiliser un maximum de modalités pédagogiques numériques au risque d’aboutir à des constructions pédagogiques lourdes et incompréhensibles pour les différents acteurs (à commencer par les apprenants). Les choix doivent donc être faits en conséquence, en pensant en termes de complémentarité des solutions numériques, d’ancrage (1) et de multicanalité.

Concrètement, comment se lancer ? Voici quelques étapes majeures à ne pas manquer pour fixer le cadre global de votre projet :

  1. Définir les objectifs pédagogiques de la formation. C’est la base de la base. À l’issue de chaque séquence pédagogique et, plus largement, à l’issue du parcours, de quoi les apprenants devront-ils être capables ? Pour prendre un exemple parlant, votre formation sera bien différente s’il est attendu des apprenants qu’ils soient capables d’énumérer les fonctions mathématiques de base d’un tableur électronique comme Excel, que s’il est attendu d’eux qu’ils soient en mesure de créer des tableaux croisés dynamiques... On ne le dira jamais assez, tout commence par les objectifs pédagogiques. C’est eux qui vont structurer le déroulement de votre parcours de formation numérique à distance ainsi que le choix des modalités pédagogiques numériques. En se basant sur la méthode “Combine” (à prononcer en anglais et présentée dans un précédent article : https://www.rhinfo.adp.com/rhinfo/2020/les-competences-lere-digitale-2/ ), voici quelques exemples de formulation en fonction des cinq briques qui constituent les compétences intrinsèques (connaissances, savoir-agir relationnel, savoir-agir intra-personnel, savoir agir manuel et savoir agir cognitif):
  1. Penser d’ores et déjà à l’évaluation, car, non, l’évaluation n’arrive pas après la formation. Penser dès l’amont à la manière de vérifier que les objectifs pédagogiques sont atteints, donc que les “apprenants ont appris”, est essentiel, afin de s’assurer que le dispositif pédagogique mis en œuvre est en phase avec ces mêmes objectifs.
  2. Réfléchir à ce qui peut être digitalisé en mode distanciel. Comme évoqué au point 1, en fonction de la nature et du niveau de vos objectifs pédagogiques, vous pourrez déterminer ce qui peut être réalisé à distance ou non. Être formé à distance via le numérique n’est pas possible pour tous les types de compétences, ou tout du moins, plus ou moins adapté. Par exemple, peut-on imaginer former correctement un couturier à la maîtrise de gestes techniques précis à distance et en tout numérique ?
  3. Définir les modalités pédagogiques susceptibles de répondre à vos objectifs pédagogiques. C’est la question du traitement pédagogique qui est ici posée. Supposons que le distanciel soit envisageable (voir le point précédent), qu’est-ce qui sera le plus adapté ? Le suivi de modules e-learning ? La participation à des classes virtuelles ? Des travaux individuels ou en sous-groupes ? Etc. Plusieurs critères rentreront en ligne de compte, à commencer par le niveau d’interaction nécessaire pour favoriser l’apprentissage. Il n’y a pas de meilleures modalités que d’autres dans l’absolu, juste des modalités plus adaptées aux objectifs fixés. Toujours en se basant sur la méthode “Combine”, le tableau suivant propose un bref aperçu des modalités pédagogiques numériques qui peuvent être utilisées pour développer les 5 briques d’une compétence intrinsèque.
  1. Définir des séquences pédagogiques. C’est seulement à cette étape qu’il conviendra de rédiger les séquences, donc les étapes par lesquelles l’apprenant passera pour arriver, à la fin du parcours, à atteindre ses différents objectifs. Dans un premier temps, on proposera par exemple à un salarié de suivre un module d’autoformation e-learning, ensuite de participer à une classe virtuelle et enfin de réaliser un coaching par visioconférence avec le formateur.
  2. Améliorer et ajuster. Les principales briques de votre parcours étant posées et agencées, il est donc temps de les mettre en œuvre. Mais ne voyez pas cela comme un ensemble inamovible. E parcours est sujet à évolution et il est bon de l’améliorer en permanence, au fil des sessions. Le fait de s’autoévaluer régulièrement et de solliciter des retours (de la part des apprenants comme de collègues formateurs) sera bénéfique pour améliorer en continu le fond comme la forme de ce parcours. C’est une logique itérative. 

Bien sûr, en toile de fond, votre projet devra être pensé en ayant en tête le fameux “triangle des contraintes” (qualité, coût, délai). À titre d’exemple, un même projet, avec des objectifs bien définis, pourra prendre des formes bien différentes selon le budget dont vous disposez. Cela peut aller du simple envoi d’un support PDF par e-mail, commenté ensuite sur Skype (à défaut de disposer d’une véritable solution pour l’animation de classes virtuelles), à la mise en œuvre de parcours complets intégrant des briques de réalité virtuelle, des serious games, etc. Dans tous les cas, les choix ne doivent jamais être faits au détriment des objectifs pédagogiques, donc de l’efficacité pédagogique globale.

3. “Zoom” and co. Quelques retours d’expérience pour l’animation des classes virtuelles.

Comme nous l’avons indiqué au début de cet article, la formation en mode distanciel s’est fortement “zoomifiée” en cette période de crise sanitaire. Il nous a semblé intéressant de partager quelques retours d’expérience, de manière non exhaustive, pour animer des classes virtuelles. Ces retours s’organisent autour de trois points principaux :

  • S’approprier l’environnement numérique et ses outils ainsi que permettre l’appropriation par tous les participants (1),
  • Fixer le cadre numérique de formation à distance auprès de l’ensemble des participants (2),
  • Tenter de capter et maintenir l’attention de l’ensemble des participants (3).
  1. Même si les solutions numériques de formation dans leur globalité ont fait d’énormes progrès ces dernières années, classes virtuelles et systèmes de visioconférence inclus, il n’en demeure pas moins que Zoom, Teams, Skype, GoogleMeet, Big Blue Button (et bien d’autres…) n’offrent pas les mêmes systèmes de démarrage (pas besoin d’avoir un compte pour Zoom, ce qui n’est pas le cas pour Big Blue Button), les mêmes environnements virtuels et parfois pas les mêmes fonctionnalités. Il est dès lors important, en tant que formateur, de s’approprier ces environnements en donnant des cours fictifs à un collègue par exemple. Il est tout aussi important de mettre en place des petits exercices au démarrage pour permettre aux participants d'apprendre à allumer et couper leur micro, à utiliser les émoticônes pour partager leur degré de compréhension d’un sujet, à intervenir sur le chat, à exploiter les notes partagées…
  2. Le cadre numérique de formation à distance définit toutes les règles à respecter pour favoriser la participation de tous, le respect de tous et le bon apprentissage de l’ensemble des participants. Elles ne doivent pas être considérées comme “normales” et “acquises”. Il est primordial de les expliciter clairement, voire de les co-construire avec l’ensemble des participants quand la taille du groupe le permet. Cela peut être fait avant le démarrage officiel de la formation à distance en envoyant un e-mail et/ou lors du démarrage de la première session à distance. Il sera également important d’en vérifier la bonne compréhension et l’acceptation. Le plus simple est de demander un “vote par émoticône” pour voir si tout le monde a bien compris le cadre de formation à distance puis de refaire un vote pour vérifier l’acceptation par tous.  Il ne faudra pas hésiter par la suite à rappeler le cadre numérique de formation à distance si une personne en sort. De manière non exhaustive, il sera important de définir les points suivants :
    1. Faut-il que tous les participants soient ou non en mode caméra ?
    2. Comment se déroule la prise de parole lorsqu’un participant souhaite poser une question et/ou apporter un éclairage ? Pour les espaces de chat ou e-mails, il peut être important de rappeler que ce sont des espaces de politesse pour éviter les incivilités numériques. On peut également donner des règles d’usage des différents moyens de communication : favoriser la prise de parole pour des questions de compréhension, utiliser le chat pour des questions d’approfondissement par exemple.
    3. Quel environnement physique individuel il convient de favoriser chez soi ou à son bureau pour favoriser un bon suivi de la formation : s’isoler, couper toute forme d’attracteurs cognitifs (e-mails, téléphone portable…), etc. 
    4. Est-ce que vous demandez, ou non, à l’un.e des participants de jouer le rôle de copilote, c’est à dire celui qui vous indique s’il y a des questions sur le chat pour éviter que vous n’ayez à surveiller ce mode de communication et éparpiller votre attention (2) ?
  3. Malgré toutes les actions précédentes, tout n’est pas gagné. Il va falloir travailler à la captation et au maintien de l’attention de vos participants en variant les exercices, quand cela est possible, et en les invitant à vous fournir des feedbacks réguliers. Sur le premier point, il est possible d’alterner vos prises de paroles en tant que formateur avec des demandes de retours d’expérience d’autres participants (et parfois allez chercher des participants que vous n’entendez pas en leur demandant ce qu’ils pensent de quelque chose), des votes (si la plateforme le permet ou si un outil complémentaire a été donné), des exercices de groupe dans des salles virtuelles individualisées (lorsque la plateforme le permet aussi), des exercices individuels…. Sur le deuxième point, il est possible de poser une question du type “Sur une échelle allant de 1 à 5, de 1 “j’ai tout compris” à 5 “je n’ai rien compris”, où vous situez-vous ?” (3). Vous pouvez demander aux participants de répondre sur le chat ou via un système de vote. Cela vous permet de repérer d’éventuelles difficultés de compréhension.

Pour terminer ces retours, on n’oubliera pas de rappeler de vérifier le bon fonctionnement de l’ensemble du système numérique (nombre de caméras qui peuvent être connectées en même temps, variation du débit Internet chez soi ou à son bureau, inscription nécessaire ou non sur la plateforme de visioconférence ou classe virtuelle, la capacité de son ordinateur à accueillir et soutenir ces applications, pour citer mes éléments principaux), etc (4).
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(1) Nous remercions Laurent Lachaud pour le partage de ce principe d’action pédagogique qu’est l’ancrage mémoriel.

(2) Nous remercions Elodie Tran Tat pour le partage de cette méthode d’animation avec un co-pilote.

(3) Nous remercions Alexandra Cauchard pour le partage de cette méthode de feedback, aussi utile en présentiel qu’en distanciel.

(4) La définition de la formation digitale a été reprise du livre “Transformation digitale de la fonction RH” d’Emmanuel Baudoin, Caroline Diard, Myriam Benabid et Karim Cherif.

Tags:Formation à distanceTechnologieTélétravail

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