par Du recrutement à la gestion des départs, en passant par la gestion des entretiens, des évaluations, de la formation, des attestations, des déclarations, ou encore tout simplement du bulletin de paie… chacune des missions de la fonction RH génère une foule de documents qu’il faut renseigner, vérifier, passer au crible du RGPD, trier, classer, archiver… puis rechercher !
Le traitement physique de l’ensemble de ces opérations s’est historiquement soldé par une surconsommation de papier dont les impacts se sont révélés désastreux, tant sur le plan écologique que financier, sans compter les contraintes de locaux, de sécurisation, et le besoin en main d’œuvre correspondant.
Les progrès de la technologie ont heureusement permis d’assumer ces tâches – ou au moins la plupart d’entre elles – de façon dématérialisée. Bien que toutes les entreprises ne soient pas au même niveau d’avancement dans leur gestion documentaire, il apparaît néanmoins clair qu’une dématérialisation généralisée représente l’avenir.
Coté entreprise, l’enjeu est de permettre aux Directions des Ressources Humaines d'homogénéiser et de fluidifier les échanges de données, pour améliorer l’efficacité et la qualité de service rendue en interne. La dématérialisation est ainsi devenue un véritable moteur de la productivité RH :
- Plus de maniabilité, moins d’erreurs, plus de sécurité, plus de simplicité : c’est du temps gagné pour ce qui est vraiment stratégique dans la fonction RH et répondre aux ambitions réelles d’une politique RH aujourd’hui !
- Moins de consommation de papier, plus de rapidité de traitement : c’est intégrer les nouveaux modes de consommation en faveur de l’environnement et montrer que la DRH participe pleinement à la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE).
Coté salariés, les solutions de dématérialisation représentent également des alternatives qui peuvent apporter une réelle plus-value sur la satisfaction au travail. On sait aujourd’hui l’importance croissante que prend l’expérience collaborateur, et c’est d’autant plus marquant en l’occurrence que les collaborateurs en question vivent déjà l’expérience de la dématérialisation dans le vie civile et personnelle : banques, impôts, commerces en ligne, déclarations, documents officiels… combien rêveraient d’un intranet qui fonctionne avec autant de fluidité et de rapidité que google ! Les lieux de simplification et de facilité d’accès sont légions :
- Diffusion de documents
- Dématérialisation du bulletin de paie
- Traitement de demandes RH particulières
- Signature d’avenants
- Gestion des temps et des activités
- Facilitation du télétravail en équivalent temps plein
- Recherche de formations adaptées
- On-boarding
- Etc.
Enfin, comment ne pas tenir compte du contexte de crise que nous vivons et de la généralisation du télétravail qu’il impose : il devient crucial de pouvoir traiter tellement de choses à distance ! Mais cette crise ne fait qu’accélérer un mouvement de fond et des pratiques de dématérialisation qui tiennent sur le fond à l’évolution des technologies, de l’impératif écologique et des évolutions sociales et sociétales qui se poursuivront de toute façon.
Pour aller plus loin et entrer dans le détail, mieux comprendre les solutions qui se proposent à nous, nous organisons le 15 décembre prochain un Webinar intitulé : "Digital RH : dématérialisation et télétravail, faites le bon choix pour une meilleure expérience collaborateur". Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à participer et à poser toutes vos questions !