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Crise de la Covid-19 et cadre règlementaire RH

31/12/2020

Le point en ce mois de décembre 2020

La crise sanitaire, et le reconfinement, que nous connaissons ont amené le gouvernement à ré-ajuster le cadre règlementaire RH pour les entreprises. Le point avec Elodie Tran Tat, DRH à temps partagé, consultante RH et intervenante dans le master 2 « Management Digital des Ressources Humaines – Spécialisation : gestion de crise » à Institut Mines-Télécom Business School. Pour information, les Diplômé.e.s de cette formation ont développé des Kits RH de gestion de crise. Ils sont téléchargeables gratuitement à l’adresse suivante : https://www.imt-bs.eu/livre-blanc-et-kits-rh-pour-tenter-de-gerer-au-mieux-la-crise-sanitaire-et-sociale-de-la-covid-19/

L’environnement juridique évoluant rapidement, les informations contenues dans cet article sont valides au 9 décembre 2020. Nous recommandons fortement aux personnes ayant à gérer les éléments juridiques RH de se tenir informées quotidiennement. Pour ce faire, une liste de sites intéressants à surveiller est donnée à la fin de cet article (*).

Nous vous proposons d’aborder les thèmes suivants dans la suite de ce document :

  1. Quelques rappels sur le cadre juridique RH pour les employeurs en cas de crise sanitaire : une obligation renforcée de moyen pour assurer la santé et la sécurité des collaborateurs.
  2. Les mesures qui visent à aider les employeurs à répondre à leur obligation d’assurer la santé/sécurité de leurs collaborateurs,
  3. Les mesures qui visent à soutenir les entreprises financièrement
  4. Les mesures qui visent à aider les employeurs à réduire leur activité en cas de difficulté financière
  5. Les mesures qui visent à maintenir un bon fonctionnement des relations sociales au sein de l’entreprise
  6. Et le RGPD - Règlement général sur la protection des données. (**)

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  1. Quelques rappels sur le cadre juridique RH pour les employeurs en cas de crise sanitaire : une obligation renforcée de moyen pour assurer la santé et sécurité des collaborateurs.

Dans le cadre de la crise sanitaire de la Covid-19, le cadre juridique est celui de l'état d'urgence sanitaire instauré par la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 et intégré dans le code de la santé publique. Cet état d’urgence sanitaire permet au Premier ministre de prendre par décret des mesures restrictives des libertés qui peuvent avoir des conséquences pour les entreprises et leurs salariés. Depuis le 17 octobre dernier, compte tenu de l’évolution de la pandémie, l'état d'urgence sanitaire a de nouveau été « activé » en quelque sorte et devrait durer jusqu’au 16 février 2021.

D’une manière générale, et pas particulièrement en ce moment, le Code du travail ne fixe pas à proprement parler d’obligations pour l’employeur en termes de gestion de crise. En revanche, l’employeur a une obligation de sécurité envers les salariés. L’article L. 4121-1 du Code du travail indique que l’employeur doit « [prendre] les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent : des actions de prévention des risques professionnels... ; des actions d'information et de formation ; la mise en place d'une organisation et de moyens adaptés ».

L’employeur doit donc mettre en œuvre toutes les mesures pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés. Il s'agit d'une obligation de moyen, confirmé par la Cour de cassation en 2015 qui a modifié sa position d’avant 2015 où elle prônait l’obligation de résultat. Cela signifie, qu’en cas de contentieux, l’employeur doit démontrer avoir respecté les dispositions prévues par le code du travail en matière d’hygiène et de sécurité des salariés.

En cas de non-respect de son obligation de sécurité, l’employeur s’expose à deux risques principaux :

  1. En cas de manquement à son obligation de prévention ou en cas de faute inexcusable, la responsabilité civile et /ou pénale de l’employeur peut être engagée.
  2. L’employeur peut également être exposé à la prise d’acte ou demande de résiliation judiciaire du contrat de travail par le salarié qui saisit le juge, estimant que l’employeur commet des manquements suffisamment graves pour empêcher la poursuite du contrat de travail.

En parallèle, les salariés doivent respecter les consignes données par leur employeur et s’y conformer, comme mentionné dans l'article L. 4122-1 du code du travail. D’après cet article, chaque salarié doit prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes qui pourraient être impactées par ses actions professionnelles, ses travaux ou omissions. En cas de non-respect de cette obligation, et de manière pratique, cela veut dire que le salarié peut faire l’objet d'une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave ou lourde. La sanction sera appliquée selon le principe de proportionnalité à la faute commise et selon l’échelle des sanctions indiquée dans le règlement intérieur de l’entreprise.

  1. Les mesures qui visent à aider les employeurs à répondre à leur obligation d’assurer la santé/sécurité de leurs collaborateurs

Le maintien des gestes barrières reste bien évidemment en vigueur. Le port du masque est systématique dans les lieux collectifs clos. Il n’y a plus de dérogation possible. Par ailleurs, les employeurs doivent régulièrement faire un rappel sur le respect systématique des règles d’hygiène et de distanciation.  Les réunions en audio ou visioconférence doivent constituer la règle et les réunions en présentiel l’exception. Les employeurs peuvent aussi proposer des actions de dépistage. Il est important de noter que les collaborateurs peuvent les accepter ou les refuser.

Les employeurs doivent également informer le salarié de l’existence de l’application « TousAntiCovid » ainsi que de l’intérêt de son activation pendant les horaires de travail. L’application vise à faciliter l’information des personnes qui ont été en contact avec une personne testée positive à la COVID-19 et à accélérer leur prise en charge. Son usage s’avère particulièrement utile dans des lieux où la concentration de personnes ne facilite pas le respect de la distanciation sociale.

Concernant le télétravail, le protocole sanitaire national fait du télétravail à 100% la règle pour l’ensemble des activités qui le permettent. En conséquence, les salariés qui peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance doivent travailler à 100% en télétravail. Dans les autres cas, l'organisation du travail doit permettre de réduire les déplacements domicile-travail et d’aménager le temps de présence en entreprise pour réduire les interactions sociales (plages horaires de présence physique par roulement par exemple).

  1. Les mesures qui visent à soutenir les entreprises financièrement

Ce groupe de mesures recouvre plusieurs éléments.

Premièrement, le fond de solidarité a été réactivé.  Le montant de l’aide versée dans le cadre du reconfinement depuis fin octobre est calculé différemment selon le mois considéré et selon la situation de l’entreprise. De manière non exhaustive, pour le mois de décembre 2020 :

  • Les entreprises faisant l’objet d’une interdiction d’accueil du public pourront accéder au fonds de solidarité, quelle que soit leur taille. Elles bénéficieront d’un droit d’option entre une aide allant jusqu’à 10 000 € ou une indemnisation de 20 % du chiffre d’affaires 2019 dans la limite de 200 000 € par mois.
  • Pour toutes les autres entreprises de moins de 50 salariés qui peuvent rester ouvertes mais qui subissent une perte de plus de 50 % de leur chiffre d’affaires, l’aide du fonds de solidarité pouvant aller jusqu’à 1 500 € par mois se poursuit en décembre.
  • Certaines entreprises des secteurs du tourisme, événementiel, culture, sport (du groupe défini comme S1) auront accès au fonds de solidarité sans critère de taille dès lors qu’elles perdent au moins 50 % de  chiffre d’affaires. Elles pourront bénéficier d’une aide jusqu’à 10 000 € ou d’une indemnisation de 15 % de leur chiffre d’affaires 2019. Pour les entreprises qui perdent plus de 70 % de leur chiffre d’affaires, l’indemnisation atteindra 20 % du chiffre d’affaires dans la limite de 200 000 € par mois.

Deuxièmement on retrouve les mesures d'urgence allégeant les charges financières des entreprises ou permettant un report de charges. Afin de tenir compte des nouvelles mesures de restriction sanitaire, les Urssaf mettent de nouveau en place des mesures exceptionnelles pour accompagner la trésorerie des entreprises. Des reports de charges sont possibles. Alors attention, les employeurs doivent tout de même déclarer leurs charges aux échéances habituelles, et remplir un formulaire de demande de report sur le site de l’URSSAF.

Troisièmement, le dispositif de prêts garantis par l'État (PGE) vient d’être adapté à la situation nouvelle créée par le confinement :

  • Les entreprises peuvent désormais contracter un prêt jusqu’au 30 juin 2021 au lieu du 31 décembre 2020.
  • Les prêts d'État pourront atteindre jusqu'à 10 000 € pour les entreprises de moins de 10 salariés, 50 000 € pour les entreprises de 10 à 49 salariés.
  1. Les mesures qui visent à aider les employeurs à réduire leur activité en cas de difficulté financière avérée

Tout d’abord, les entreprises peuvent avoir recours à l’activité partielle de leurs salariés, lorsqu’elles rencontrent des difficultés économiques pour éviter d'avoir à les licencier. Les salariés concernés perçoivent une indemnité (chômage partiel ou technique) versée par l'employeur. L'employeur doit engager des démarches auprès de l’administration (la Direccte) avant la mise en activité partielle de ses salariés afin d'obtenir l'allocation de l'Etat qui lui permettra de les indemniser.

  • À compter du 1er novembre et jusqu'au 31 décembre 2020, les modalités de prise en charge de l'activité partielle sont renforcées afin de continuer à soutenir les entreprises les plus touchées par la crise sanitaire. Le taux de l'indemnité d'activité partielle peut être modulé en fonction des secteurs d'activité et son calcul est adapté pour les alternants pour que le reste à charge soit nul pour les employeurs au titre des heures chômées par les alternants entre le 1er novembre et le 31 décembre 2020. 
  • Par ailleurs, les secteurs protégés ou faisant l'objet d'une fermeture administrative bénéficient d'un chômage partiel avec reste à charge nul pour les employeurs", la liste des secteurs a été élargie. Parmi les secteurs concernés :  tourisme, hôtellerie, restauration, sport, culture, transport aérien, évènementiel, et  culture… 
  • Pour les autres secteurs, l'employeur est remboursé à hauteur de 85% de l'indemnité versée au salarié dans la limite de 4,5 fois le Smic. L'employeur doit donc financer les 15% restants. Pour rappel, cette prise en charge du chômage partiel devait baisser au 1er novembre 2020 avec un reste à charge à 40% pour l'employeur. Ce ne sera finalement le cas qu'à compter du 1er janvier 2021, comme le prévoit ce décret du 30 octobre 2020. 
  • Enfin un dispositif d’activité partielle de longue durée (APLD) est mis en place jusqu’au 30 juin 2022. L’APLD est cofinancée par l’État et l’Unedic. Elle permet aux employeurs confrontés à une réduction d’activité de diminuer l’horaire de travail en contrepartie d’engagements notamment en matière de maintien de l’emploi.

Ensuite, les employeurs peuvent jusqu’au 31 décembre 2020, imposer les dates de 6 jours de congés payés acquis avec un délai de prévenance d’un jour franc au lieu d’1 mois, même pendant la période de reconfinement, mais il faut qu’un accord collectif l’autorise. Et par décision unilatérale (donc sans accord collectif nécessaire), les employeurs peuvent imposer la date de prise de 10 jours de repos acquis (dont RTT, CET), avec un délai de prévenance d’un jour franc. Cette décision doit être justifiée par des difficultés économiques de l’entreprise liées à la propagation de la Covid-19. En outre, en ce mois de décembre 2020, l’Etat a annoncé qu’il prendrait en charge 10 jours de congés payés pour les entreprises les plus lourdement impactées par la crise sanitaire (baisse de chiffre d’affaires de plus de 90% pendant la crise sanitaire, etc.).

  1. Les mesures qui visent à maintenir un bon fonctionnement des relations sociales au sein de l’entreprise 

 Concernant le volet Relations sociales, il y a deux points majeurs :

  • Tout d’abord, compte tenu du contexte sanitaire, les délais d’information consultation du CSE (comité social et économique) sont plus flexibles lorsqu’il s’agit d’une thématique en lien direct avec le contexte sanitaire (changement de conditions de travail, recours aux chômage partiel, mise à jour du document d’évaluation des risques professionnels pour prendre en compte les risques de contamination et propagation du virus…). Ainsi par exemple, aucun délai ni mode spécifique d’information n’est requis pour informer le CSE en cas d’augmentation du temps de travail ou d’ajustement du repos dominical par roulement. Le CSE peut rendre un avis postérieur à la décision de l’entreprise, dans un délai d’un mois.
  • Le deuxième point concerne le report des élections professionnels du CSE : l'ordonnance 2020-389 du 1er avril 2020 avait suspendu les processus électoraux en cours et reporté ceux qui devaient être engagés, et ce jusqu’à une date fixée à 3 mois après la date de fin de l’état d’urgence sanitaire. Ces délais de reports devraient être reconduits. nous attendons les précisions du gouvernement.
  1. Et le RGPD - Règlement général sur la protection des données

Les employeurs ne doivent traiter que les données strictement nécessaires à la réalisation de leurs obligations légales et conventionnelles, c’est-à-dire nécessaires pour prendre des mesures organisationnelles (mise en télétravail, orientation vers le médecin du travail, etc.), de formation et d’information, ainsi que certaines actions de prévention des risques professionnels. Toujours dans l’optique d’assurer la santé et sécurité des salariés.

C’est pourquoi seuls peuvent être traités par l’employeur les éléments nécessaires à une éventuelle prise en charge sanitaire ou médicale de la personne exposée au virus : identité, date. En tout état de cause, l’identité de la personne susceptible d’être infectée ne doit pas être communiquée aux autres employés.

Rappelons qu’en raison de leur caractère sensible, les données relatives à l’état de santé d’une personne font en effet l’objet d’une protection juridique toute particulière : elles sont en principe non connues de l’employeur ni exploitées par ce dernier. Pour pouvoir être traitées, leur utilisation doit nécessairement s’inscrire dans l’une des exceptions prévues par le RGPD, garantissant ainsi l’équilibre entre la volonté d’assurer la sécurité des personnes, et le respect de leurs droits et libertés fondamentales.

 (*) Il existe plusieurs sources d’information. Il est recommandé aux employeurs de consulter les sites tenus à jour par le gouvernement comme https://www.santepubliquefrance.fr ; https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus ; https://www.economie.gouv.fr; www. service-public.fr ; www.travail-emploi.gouv.fr ; www.legifrance.gouv.fr

D’autres sites plus ou moins spécialisés sur les sujets liés aux ressources humaines et droit du travail analysent et relaient les actualités sociales (Juritravail, Rf social, Editions législatives, Editions tissot, Editions Francis Lefebvre, etc.)

(**) Nous tenons à remercier Emmanuel Baudoin pour son aide dans la structuration de cet article et ses nombreux conseil

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